İ.Ü. DÖNER SERMAYE İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ’NÜN YENİDEN YAPILANDIRILMASI VE FAALİYETLER

        2005 yılına kadar İ.Ü. Döner Sermaye İşletmesi (DSİM)'ne bağlı tüm birimlerde yapılan alımlar birimlerin kendi satınalma müdürlüklerinde ayrı ayrı olarak yapılmakta ancak 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu gereği uygulamalarda birimler arası standardizasyon sağlanamamaktaydı. Bu nedenle 2005 yılında İ.Ü. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünde yeniden yapılanma ve merkezi bir ihale birimi kurma çalışmaları başlatılmıştır.

        Yapılan planlama ve organizasyon çalışmaları sonucunda İ.Ü. Retörlüğünün fiziki mekan ve personel desteği ile öncelikle "İhale Birimi", "Piyasa Araştırma Birimi", "Stratejik Planlama ve İstatistik Birimleri" oluşturulmuştur. Yeni geliştirilen otomasyon sistemi ile tüm birimlere ait önceki alımların fiyatları, ayrıca yapılan işbirliği çerçevesinde diğer kamu ve özel kurumların alım fiyatları takip edilmiş bunun yanında Türkiye genelinde firmalardan fiyat teklifi alınabilen web sitelerine üye olunarak yaygın fiyat araştırması sağlanmıştır.

        Ocak 2006 tarihinden itibaren her fakülte veya enstitünün kendi birimlerinde satın alma aşamasına getirilen isteklerinin DSİM'de yapılan organizasyon çerçevesinde 4734 sayılı kanun esaslarına uygun olarak ve farklı uygulamalara olanak vermeden alımı sağlanmıştır.

        DSİM'de oluşturulan ekip ve üniversitemiz birimlerinde mevcut satın alma personellerine 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre ihale usulleri ve uygulamaları konusunda eğitimler verilmiş, bu konuda belirli aralıklarla seminerler düzenlenmiştir.

        Mal alımları ile ilgili olarak tüm tenik şartnameler kanunlar çerçevesinde gözden geçirilmiş ayrıca, başta hizmet alım şartnameleri olmak üzere şartnamelerin bir kısmı uzman ekiplerden destek alınarak yeniden oluşturulmuştur.

        Yapılacak olan her türlü alımın (22-d maddesine göre yapılan doğrudan temin alımları dahil) önce üniversitemizin web sayfasında (http://ihale.iu.edu.tr/index.php) ilan edilmesi sağlanmıştır. Daha sonra İstanbul Üniversitesi web sayfası altında DSİM'in kendi web sayfası oluşturulmuş ve 20.08.2007 tarihinden itibaren DSİM'ye ait tüm ihaleler (yapılacak, yapılmış ve sonuçlanmış) http://dsim.istanbul.edu.tr/ sayfasında ilan edilmeye başlanmıştır.

        03.01.2005 – 02.09.2008 tarihleri arasında 10.000’e yakın ihale yapılmış ve yıllara göre yapılan ihaleler aşağıda gösterilmiştir:

        İstanbul Üniversitesinin Döner Sermaye İşletmesine bağlı tüm birimlerinde ihalelerde şeffaf, hızlı ve standart uygulama çalışmaları ile beraber üniversitemizin ihtiyaçları ve stratejik planlar doğrultusunda oluşturulan modele göre DSİM’nün diğer alt birimleri olarak “Biyomedikal ve Klinik Mühendisliği Birimi” ve “İstanbul Üniversitesi Hastaneleri Bilgi Sistemleri Birimi” kurma çalışmaları başlatılmıştır.

        İstanbul Üniversitesinin Sağlık Hizmeti sunulan birimlerinde, gerek birimler arasında gerekse birimlerin bölümleri arasında işleyiş ve hacim olarak farklılık gösteren ve sadece mali otomasyonu kapsayan yazılımlar kullanılmaktaydı. Bu durumda birden fazla firmayla çalışılmakta, her birine ayrı ayrı ödemeler yapılmakta buna rağmen beklentilerimiz karşılanamamaktaydı.
            2000 yılında önce Cerrahpaşa Tıp Fakültesine ve daha sonra sırası ile İstanbul Tıp Fakültesi, Onkoloji Enstitüsü ve Kardiyoloji Enstitüsüne kurulan otomasyon sisteminden beklenen ve gereken hizmetlerin alınamaması 2005 yılında sistemin yeniden gözden geçirilmesini gerektirmiştir.
        Bu amaçla yukarıda yer alan Fakülte ve Enstitülerin yöneticilerinin katılımı ile İ.Ü. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü başkanlığında Rektörlük tarafından “İstanbul Üniversitesi Otomasyon Koordinasyon Kurulu” oluşturularak mevcut sorunlara çözüm aranmaya çalışılmıştır. Yapılan çalışmalar sonucunda İstanbul Üniversitesi hastaneleri ve alt birimlerinde farklı yazılım sistemleriyle çalışmakta olan Hastane Bilgi Sistemi Proje faaliyetlerinin, dışarıdan hizmet alımı ile yürütülmesi yerine İstanbul Üniversitesinin kendi bünyesinde yeni oluşturulacak bir ekiple sürdürülmesi kararı alınmıştır.

        Bu karara uygun olarak Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü bünyesinde örgütlenilmiş ve konusunda uzmanlaşmış, profesyonel deneyime sahip elemanları (programcılar, program destek elemanları, teknik destek elemanları ve veri tabanı yöneticileri) kapsayan bir proje ekibi oluşturulmuştur. Yapılacak işin zorluk derecesinin yüksek oluşu  ve başarı düzeyinin o aşamalarda tahmin edilemeyebileceği varsayımıyla gereken tedbirler ayrıca alınmıştır. Ekip, işe başlangıç tarihi olan 01 Ocak 2006 tarihinden itibaren Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü binasında kendilerine tahsis edilen ortamda çalışmalarına başlamıştır.

        Projenin sağlıklı yürütülebilmesi için her iki tıp fakültesinden sorumlu kişiler proje yöneticisi olarak atanmıştır. Tüm hastanelerin Bilgi sistemi yapıları, kullanıcı seviyesindeki bilgiler, ekranların  ve raporların tasarımı ve standartların oluşturulması faaliyetleri,  yapılan kapsamlı toplantılar sonrasında ortak karara bağlanmıştır (TC Kimlik Numarasının  hasta protokol numarası olarak alınması, tek tip malzeme kodlamasına gidilmesi, vb ……).

        Projenin hazırlık sürecinde, projenin ileride gelebileceği aşamalar  üzerine detaylı planlamalar ve çalışmalar yapılmış ve standartları olan bir model oluşturulmuştur. Tüm hastanelerin; kendine ait bilgilerinin hastanelerin kendi  bağımsız bilgisayarlarında olması ile birlikte, aynı standartlara sahip tek bir programla takip edilmesine olanak verilmesi amacıyla  çeşitli sunumlarla arzu edilen değişiklik ve düzenlemeler hazırlanarak test sürecine gidilmiştir.

        Bu süreçte Üniversitemize ait yeni otomasyon programı oluşturulmaya ve Mayıs 2006 tarihinden itibaren yeni programa geçişlere başlanmıştır. Projenin geçiş sürecinin ve aşamalarının   önemi açısından geçiş tarihleri stratejik kararlar olarak dikkate alınmıştır. Öyle ki;  bir ay gibi çok kısa bir sürede iki büyük tıp fakültesi ile birlikte iki enstitüde proje devreye alınmıştır. Ayrıca 2007 yılında; sistemin ana yapısı değiştirilmeden Veterinerlik Fakültesi ve Diş hekimliği Fakültesi, Deneysel Tıp Araştırma Enstitüsü’ne de hızla uygulanmıştır.

        Hastane Bilgi Sistemi Projesinin başlatıldığı dönemde İstanbul Üniversitesinin Fakülte ve Enstitülerindeki Döner Sermaye  Satın Alma Birimlerinin, İ.Ü. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü bünyesinde merkezi bir yapıya dönüştürülmesi ile ilgili organizasyonlar yapılmakta olduğundan öncelikle İstanbul Üniversitesinin Satın Alma Projesinin  Kamu İhale Kurumu (KİK) normlarına uygun olarak hazırlanmasına  karar verilmiştir. Proje kapsamında oluşturulan tek tip malzeme kodlarının  tüm üniversitede ortak kullanıma  sunulması hedeflenmişitr. Merkezi Satın Alma projesi, hastanelerle aynı anda, test ve eğitim aşamalarından sonra İ.Ü. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü bünyesinde başlatılmıştır.

        Tüm hastanelerde bu sistemi kullanacak kişilere detaylı eğitimler verilmiştir. İlk etap geçişlerin tamamlanmasından sonra Otomasyon Koordinasyon Kurulunun görevi tamamlanmış ve yerine İstanbul Üniversitesi Hastaneleri Bilgi Sistemleri Birimi oluşturulmuştur.

        Üniversitemize ait yeni Hastane Otomasyon Sistemi programının birimlerde kullanıma başlama tarihleri aşağıda yer almaktadır.

            Tamamlanan proje geçiş faaliyetleri sonrasında Bütçe Uygulama Tebliğinin (BUT)’nın gecikmiş yeni düzenlemesi ile beraberinde yer alan bir çok kural ve değişiklikler de sisteme hızla dahil edilmiştir. Bunlar içinde en dikkat çekici olan   “vaka başı ödeme sisteminin” sisteme alınmasıdır. Bu sistem, daha sonra Danıştay kararı ile durdurulmuş ve 2007 de tekrar gündeme gelmiştir. Özellikle bu değişikliklerden  en çok etkilenen sistemdeki mali yapılar olmuştur.

        2007 yılında ülkemizin değişen sağlık politikaları gereği uygulamalar ve Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile ilgili yasal düzenlemeleri içeren “MEDULA sistemi”  projemize hızla entegre  edilmiştir. Birinci aşamada ; hastanelere başvuran hastaların  hak sahipliği (Provizyon Alımı) kontrolü , bağlı olduğu ilgili kurum bilgisinin kontrol mekanizmalarının yer aldığı  MEDULA sistemi üzerinden gerçekleştirilerek  sağlanmıştır. İkinci aşamada hastaların faturaları on-line olarak gönderilmek zorunda olduğundan daha önceleri kağıt ortamda oluşturulan faturaların Eylül 2007 tarihinden itibaren programa eklenen bir modülle SGK sayfasına aktarılması işlemlerine ve oradan gelen yanıta göre dönem sonlandırılma işlemlerinin gerçekleştirilmesine başlanmıştır.

        MEDULA sisteminin devreye alınması ile mali işlemler denetim altına alınmış olup işlem hatalarının en aza indirilmesi hedeflenmiştir. Ayrıca, mevcut Hastane Bilgi Sistemi üzerinde çok kapsamlı yeni düzenlemeler yapılmış ve kontrol sistemleri eklenmiştir:

        Programdaki sabit bilgiler Bütçe Uygulama Tebliği (BUT) ve Sağlık  Uygulama Tebliği (SUT)’ne uygun olarak hazırlanmıştır. ICD 10 kodları program içine yerleştirilmiştir. Bu kodlarla hastaların ilişkilendirilmesi  zorunluluğu nedeniyle hekimlerin sistemi kullanarak tanının ilgili havuzdan seçilip kaydedilmesi sağlanmıştır.

        2005 yılından itibaren İ.Ü Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü bünyesinde kurulan “İ.Ü. Hastaneleri Stok Yönetimini ve İç Kontrol Sistemini Geliştirme Kurulu” çalışmaları sonucunda İstanbul Üniversitesi hastanelerinde Ayniyat, Eczane giriş çıkış ve tüm satın alma işlemlerinde kullanılması (isteklerde standardizasyon, malın geçmiş alımları hakkında bilgi edinilmesi, sarf hızının hesaplanabilmesi ve malzemenin tanımlanmış minimum sayına göre alımının yapılabilmesi) amacıyla sarf edilen  ve kullanılan her tür malzemenin (demirbaşlar da dahil) İstanbul Üniversitesine özgü bir barkodu oluşturulmuştur. Ancak daha sonra gündeme gelen tebliğ ve yönetmeliler gereği bu kodların MEDULA kapsamında istenen Ulusal Bilgi Bankası (UBB) kodları ile ve ayrıca Taşınır Mal Yönetmeliği (TMY) kapsamında istenen TMY kodları ile eşleştirme işlemleri uzun ve zahmetli çalışmalar sonucunda yapılmıştır.

        Sosyal Güvenlik Kurumunca hasta faturasının ekinde hastaya yapılan her
işlemin endikasyonunun yer aldığı bir epikrizin yer alması istendiğinden yatarak tedavi gören hastaların epikrizinin (çıkış raporu) düzgün bir şekilde hazırlanması ile ilgili düzenlemelere gidilmiştir. Bu amaçla hastanın yatışından çıkışına kadar olan bütün bilgilerin toplandığı, hekime epikriz yazarken yol gösterici olan ve klinik epikrizi de içeren Mali Epikriz modülü oluşturulmuştur. Mali epikriz uygulaması sadece İstanbul Üniversitesi Hastaneleri Bilgi Sistemine özgü bir uygulamadır.

        Başlangıçta hedeflerimiz arasında olmayan Taşınır Mal Yönetmeliği
Programı Bilgisayar Bilimleri Uygulama ve Araştırma Merkezi (BUYAMER) ile ortak olarak düzenlenmiştir.  Bu program Döner Sermaye İşletmesine bağlı olan ve olmayan tüm birimlerde kullanılmaktadır.

        Online tetkik ve eczaneden online ilaç-sarf malzeme istemi ile ilgili olarak sistemde yeni bir modül oluşturulmuştur. Bu konuda eğitimler verilmiş ve hastanelerde kısmi uygulamaya başlanmıştır. Son aşamada hasta tetkik, ilaç ve sarf malzeme isteklerinin sistem üzerinden yapılmasıyla kağıt dolaşımının ortadan kaldırılması hedeflenmiştir.

        Hastane Bilgi Yönetim Sistemi kapsamındaki çalışmalara klinik otomasyon da dahil edilerek Sağlık Bakanlığı tarafından 01.01.2009 tarihinden itibaren uygulanmaya başlayacak olan “Sağlık Net Projesi” ne üniversitemiz programsal ve donanımsal olarak hazır hale getirilmiştir.         
        Halen tüm projeler üzerinde verimliliği ve otokontrolü sağlayacak uygulamalar, çeşitli istatistiklerin hazırlanması ve yasal düzenlemelere bağlı değişikliklerin uyarlanması çalışmaları titizlikle sürdürülmektedir.

Yeni Dönemde Yapılması Hedeflenenler:

        Kısa zamanda gerek Çapa Yerleşkesi ve gerekse Cerrahpaşa Yerleşkesinde kampus düzeyinde Network yenilemesi için harekete geçilmiştir. Günün gereklerine uygun olarak Radyoloji uygulamalarında PACS sistemine geçilmesi ve yeni dönemde kliniklerin arşiv programlarının tamamlanması hedeflerimiz arasında bulunmakta olup ön çalışmalar yapılmaktadır

Bakanlar Kurulu 2005 yılında yaptığı düzenleme ile Yataklı Tedavi Kurumlarının bünyesinde biyomedikal hizmetler ve kalibrasyon birimi kurması veya bu hizmetleri bir başka kurumdan satın almasını öngörmüştür.

        Bu çerçevede İ.Ü. Retörlüğü Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü bünyesinde 2005 yılında İstanbul Üniversitesinin ihtiyaçlarını karşılayabilecek özelliklerde Biyomedikal hizmeti verebilecek bir birim oluşturulması amacıyla araştırma ve ön çalışmalara başlanmıştır. Yapılan çalışmalar sonucunda Biyomedikal ve Klinik Mühendisliği Birimi kurulmuş ve Şubat 2006’da faaliyete geçirilmiştir.

        Birim, Haziran 2007’den itibaren Horhor’daki Merkez Ofis ve Laboratuvarlarında toplam 12 Mühendis ve 12 Tekniker personel ile çalışmalarını sürdürmektedir.
Merkez birimler yanında, Tıp Fakültelerine daha hızlı hizmet verebilmek için tıp fakültelerinde “Uydu Birimler” de kurulmuştur. Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Uydu Birimi Ağustos 2007’de hizmete girmiş, hizmet kalitesi ve hızı artmıştır. İstanbul Tıp Fakültesi Uydu Birimi ise fiziksel mekanın tahsis edilmesinin ardından Aralık 2007’de hizmete başlamıştır.

        Amaç: Sürekli ve etkin sağlık hizmetlerinin verilmesi amacıyla, üniversite bünyesinde bulunan Tıbbi Cihazların alım sürecinden başlayarak kesintisiz ve yüksek kaliteli hizmet devamlılığının sağlanmasıdır.

        Hedef: Üniversitenin biyomedikal alanındaki gereksinimlerini karşılamanın yanı sıra, üniversite dışına hizmet verir konuma gelmek ve bu birimin ileride Biyomedikal Mühendisliği Enstitüsü olarak genişlemesi ile teknolojik araştırma, geliştirme ve üretime olanak sağlamaktır.

        Faaliyetler:

• Üniversite bünyesindeki tıbbi cihazların envanterinin çıkarılması ve güncel tutulması,
• Teknik şartnamelerin hazırlanması,
• Alınacak cihazların, Üniversitenin ihtiyacını tam olarak karşılayabilecek ve günümüz teknolojisine uygun nitelikte cihazlar olmasının sağlanması,
• Hazırlanan objektif şartnameler ile firmalar arası rekabeti arttırarak cihaz maliyetlerinin azaltılması,
• Üniversiteye alınan tıbbi cihazların muayene/kabul, montaj ve kurulum aşamalarında görev alarak teklif edilen cihazlarının uygunluğunun kontrol edilmesi,
• İhalelere teknik uzman olarak katılarak, firmaların gerek ve yeter koşulları sağladığının incelenmesi,
• Tıbbi cihazların garanti sürelerinin ve garanti hizmetlerinin takip edilmesi,
• Tıbbi cihazların amaca uygun, verimli çalışıp çalışmadığının takibi, gerekiyorsa onarım yapılması veya yaptırılması,
• Periyodik bakım sözleşmeli cihazlara yapılan bakım/onarım işlemlerinin ve sürelerinin takip edilmesi, bakım çalışmalarına katılarak kurumun çıkarlarının korunması,
• Arızalı cihazlar konusunda teknik inceleme yapılması ve Teknik Servis Raporu hazırlanması,
• Kalibrasyon gerektiren Tıbbi Cihazların kalibrasyon ölçümlerinin yapılması (Bu amaçla gerekli olan Kalibrasyon Ölçüm eğitimleri alınmıştır).

        Kalibrasyon Çalışmaları: Aşağıda verilen Kalibrasyon Ölçüm cihazları tedarik edilmiştir.

• Hasta Simülatörü (Hastabaşı monitörler, EKG,EEG)
• Elektriksel Güvenlik Test Cih.(Elektrikli tüm tıbbi cih)
• Flow Analizör (Infant, pediatrik, yetişkin ventilatör)
• SpO2 Simulatörü (Pulse oximetre cihazı)
• Defibrilatör Pacer Tester (Defibrillatör ve deri üstü kalp pili)
• Anestezi Gazları ölçüm cihazı (Anestezi cihazları)
• Elektrokoter Test Cihazı (Elektrokoter)
• NIBP Test Cihazı (Hastabaşı Mon.,Tansiyon Al.)
• Lux Metre (Tüm lambalar)
• Datalogger (Otoklav, etüv, küvöz,dondurucular)
• DC Güç Kaynağı (Bakım/Onarım, Lab)
• 1100 MHz Digital Osc (Bakım/Onarım, Lab)
• 5 MHz Sinyal Jeneratörü (Bakım/Onarım, Lab)
• Takometre (Santrifüj, Eforlu EKG)
• Veri Toplayıcı Ve Çoklu Isı Anahtarlama Birimi (Etüv, Benmari, Küvöz)
• Basınç ve Sıcaklık Ölçüm Cihazı (Aspiratör, Tansiyon aletleri)
• Fototerapi Ölçme Cihazı (Fototerapi cihazları)
• Desibelmetre (Ses seviyesi ölçümleri)

        Kalibrasyon ölçüm çalışmaları devam etmekte olup ölçüm sonunda, uluslararası standartların içinde kalan cihazlara “Yeşil” ve dışında kalan cihazlara Kırmızı renkli “Cihaz Kullanım Dışı” etiketi yapıştırılmaktadır. Her bir cihaz için kalibrasyon ölçüm raporu ve sertifikası hazırlanmakta olup dosyalar halinde tasnif edilmektedir. Kalibrasyon ölçümleri tamamlanan anabilim dalları aşağıda yer alan tabloda gösterilmektedir.

        Periyodik Bakım-Onarım Sözleşme Çalışmaları:
        2007 yılı içinde İstanbul Tıp Fakültesi, Cerrahpaşa Tıp Fakültesi, Diş Hekimliği Fakültesi, Onkoloji Enstitüsü ve Kardiyoloji Enstitüsü’nde bulunan ve periyodik bakım-onarım servisi gerektiren çeşitli tıbbi cihazların 2008 yılı periyodik bakım-onarım sözleşmeleri konusunda çalışmalar sürdürülmüştür. Bu çerçevede “Yedek Parça Dahil” ve “Yedek Parça Hariç” olacak şekilde “Periyodik Bakım Teknik Şartnameleri” hazırlanarak 2007 yılı sonuna kadar ihaleler tamamlanmış ve sözleşmeler yapılmıştır. 2009 yılı için periyodik bakım-onarım sözleşmeleri konusunda çalışmalar devam etmekte olup 2008 yılı sonuna kadar tamamlanması öngörülmektedir.
 
        Tamamlanan Görevler:

• Biyomedikal Cihaz Veri Tabanı Otomasyon Programı hazırlanmıştır.
• 12250 adet tıbbi cihazın envanteri çıkarılıp, veri tabanına kaydedilmiş, Biyomedikal Kimlik No verilmiştir.
• 1100’den fazla cihaz için Teknik Şartname hazırlanmıştır.
• Bakım/onarım gerektiren 2000’den fazla tıbbi cihaz için arıza takibi yapılmıştır. Birim 2008 yılında birçok cihazın onarımını kendi bünyesinde yapabilir konuma gelmiştir.
• Bu görevleri yerine getirirken kurumun çıkarlarının korunamadığı çeşitli uygulamalar ortaya çıkmış ve gerekli önlemler alınarak sorunlar giderilmeye çalışılmıştır. Böylece kurumumuzun 2007 yılında sadece onarım ve kontrol çalışmaları (yeni cihaz alımları, bakım anlaşmaları hariç) ile 1.308.000 YTL kazanç elde etmesi sağlanmıştır.